Vous êtes passionnés par ce que vous faites, ce que vous réalisez surpasse constamment vos attentes. Vous avez décidé de repousser vos limites en créant votre cabinet d’architectes et ainsi faire de vous une sommité dans ce monde d’artistes architecturaux.
À travers tous ses avancées et ses exploits, on ne peut contourner des imprévus qui arrive au quotidien. Au départ, lorsque vous avez démarré votre bureau vous étiez capable de vous charger du côté administratif, c’était qu’un simple détail, une petite tâche de plus à accomplir.
De plus en plus, tout grossit, votre équipage, votre bureau et bien sûr votre portefeuille de client. La gestion se complexifie davantage, vous arrivez dans la marée haute, les petites tâches administratives que vous étiez capable de vous en occuper sont maintenant des tâches ardues et longues En conséquence, vous voyez la coque de votre navire être ébranlée. Ce qui vous empêche parfois de voir vos projets avancer, vous semblez ramer dans le vide. À cette étape on se demande si on se dirige vers la bonne direction ou si notre tête s’enfonce sous l’eau. Une expression qui résumerait bien ce contexte serait « You bite off more than you can chew ».En d’autres mots, ceci signifie que vous en mettez trop sur vos épaules pour ce que vous êtes capable et vos résultats s’en ressentiront.
Quoi faire dans cette tempête?
Prenez un moment pour dessiner un portrait de la situation. Vous remarquez que vous n’êtes plus en mesure de prendre un contrat de plus. En effet, à voir le peu d’heures de sommeils accumulées que votre corps vous signale, la situation devient critique vous êtes fatigué. C’est pourquoi, vous semblez de moins en moins être efficace dans ce qui vous passionne et ce qui vous a amené à avoir un nom.
D’abord en gestion, essayer de tout contrôler et faire par soi-même pour s’assurer que tout se déroule comme on le souhaite peut être un couteau à double tranchant. Non seulement, on alourdie nos tâches et le temps précieux qu’on consacrait dans ce que nous étions bon. Désormais, on le consacre dans des petites tâches longues et redondantes qui peuvent facilement être déléguées ou automatisées. Effectivement, oui on devient plus gros, sauf on délaisse notre source de motivation qui est travailler dans ce quoi on aime
Maintenant déléguer ou automatiser ? On sous-entend quoi ?
En principe, on se pose la question du comment on peut le faire, par où je commence ? C’est quoi les outils? Les ressources nécessaires ? Le coût et le temps pour tout mettre en place ? Quelles tâches je peux réellement déléguer ou automatiser ? Se questionner à ce propos est primordial, si on veut changer les choses et bien le faire, c’est un bon départ. En creusant de plus en plus, les tâches administratives que nous pensions nous seul pouvoir les faire sans même avoir un « background » en gestion, nous permet de constater que certaines tâches sont simples et redondantes. Évidemment, on se pose la question est-ce qu’il existe une solution? Celle permettant de faire le pont à travers le tout, une qui peut automatiser, puis nous libérer quelques heures de plus par semaine.
Il en existe des tonnes! Commençons par une des tâches administratives qui est essentielle, mais exorbitante. Celles reliées à la facturation. Quand on le fait manuellement, on doit mettre plus d’efforts à courir après les informations, après les paiements et l’emplacement du dossier. Avez-vous déjà calculé le temps pour tout ce va-et-vient ? Imaginer la réduction de saisie de données et l’élimination de la transcription d’information qui pourrait se générer automatiquement avec un logiciel de facturation. Regardons de plus près la différence en termes de temps pour la réalisation d’une facture manuelle à l’aide d’un tableur, puis celle avec un logiciel de facturation personnalisé:
Tout d’abord, en analysant le processus de chacun, on remarque que l’un prend le double de temps. Dans une organisation où on cherche à optimiser ces façons de faire, chaque minute compte. Un technicien comptable est payé à l’heure, donc si l’une des tâches lui prend le double du temps, cette tâche sera 2 fois plus coûteuse à effectuer.
Illustrons la différence par un exemple
Par exemple, si c’est votre technicien comptable ou l’adjoint(e) administratif (ve) qui s’occupe de la tâche de facturation dans votre entreprise. Cette ressource coûte en moyenne entre 20,00$/h et 21,99$/h d’après le Guide des salaires présenté par Emploi-Québec. Le nombre de facture émise variera d’une entreprise à une autre. Toutefois, pour simplifier le calcul, prenons pour acquis que nous ferons en moyenne 10 factures par semaine. En moyenne, le processus de facturation fait manuellement d’après la cartographie serait de 73 minutes soit 1,2h et celle avec un logiciel de facturation serait de 35 minutes soit 0,58h. Mise à part du coût de la ressource, il faut ajouter le coût du logiciel qui est facturé mensuellement par utilisateur. Un logiciel personnalisé qui détient plusieurs modules peut se détaillé à 30$ par utilisateur. Maintenant que nous avons tous les variables en main, passons au calcul pour voir laquelle des deux options est la moins coûteuse annuellement:
Coût du processus de la facturation manuellement:
Salaire technicien comptable (21,00$/h) x Nombre de facture par semaine (10) x temps requis par facture (1,2h) x 52 semaines
= 13 104$ pour les tâches reliées à la facturation fait manuellement.
Coût du processus de la facturation avec un logiciel spécialisé:
[Salaire technicien comptable (21,00$/h) x Nombre de facture par semaine (10) x temps requis par facture (0,58h) x 52 semaines] + [coût du logiciel par utilisateur (30$) x 12 mois]
= 6 693,6$ pour les tâches reliées à la facturation réalisé avec un logiciel spécialisé.
Non seulement, on peut voir par ce calcul fictif qu’une entreprise peut sauver énormément d’argent. Également, du temps si on s’oriente vers des technologies de l’information qui automatisent nos tâches administratives. Une étude réalisé par Microsoft en partenariat avec le bureau d’études Ipsos MORI ont permis de révéler que 26% des employés dans des PME « sont plus productifs au travail lorsqu’ils ont moins de tâches administratives à exécuter.»
Qu’attendez-vous pour remettre les voiles en marche ? Vous êtes sur la bonne voie! Il suffit juste de vous doter des bonnes rames et demander à un équipage spécialisé de vous amener vers le succès.
« Le chemin ne finit pas. Plus on avance, plus la route s’ouvre à nos yeux »
– Henri Mille
À propos de G2 Logiciels:
G2 Logiciels est une entreprise québécoise avec plus de 30 ans d’expertise en logiciels de gestion et de facturation. Offrant des solutions d’affaires spécialisées, telles que des logiciels de gestion d’entreprise et de feuilles de temps. Leur mission est de répondre parfaitement aux exigences de productivité et de rentabilité des distributeurs, détaillants et des cabinets professionnels.
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